Contracting entity: Doctena Afspraken SRL · Governing law: Belgian law — Enterprise Court of Brussels
1. Mentions légales
DOCTENA Afspraken SPRL (anciennement Sanmax Sprl) exploite les Services. Établissement: Square de Meeûs 37, 1000 Bruxelles. Numéro d’inscription au registre de Commerce et des Sociétés: 0462.846.881
2. Définitions
Abonnement: Souscription aux Services par un Client
Application: Solution logicielle accessible sur secure.doctena.com permettant la gestion du calendrier, de la patientèle, et publication des disponibilités
Bon de Commande: Document signé formalisant la commande de Service(s)
Client: Personne physique ou morale titulaire du Contrat pour activité professionnelle. “Le Service est réservé aux professionnels de santé.” Doctena se réserve le droit de refuser tout Client n’étant pas actif en tant que professionnel de santé.
Commandes Additionnelles: Commandes de Services complémentaires postérieures à l’entrée en vigueur initiale du Contrat
Contrat: Ensemble constitué des documents listés à l’article 4
Date de mise en service: Première date de fourniture effective du Service au Client
Doctena: DOCTENA Afspraken SPRL, Square de Meeûs 37, 1000 Bruxelles, numéro 0462.846.881
Gestionnaire: Personne désignée par le Client pour le représenter auprès de Doctena
Parties: Doctena et le Client conjointement
Profil: Informations et descriptions du Client incluant cursus académique, spécialisation, créneaux horaires, photos
Services: Incluent application, publication d’horaires, passerelle d’échange d’informations, communication patient-praticien, stockage de données, demande d’ordonnance, consultations vidéo, hébergement web, assistance téléphonique
Site Web: Pages web accessibles sous doctena.com ou extension propre à un pays
Tarifs: Prix à acquitter pour bénéficier des Services
3. Objet et acceptation des CGU
Les CGU s’appliquent à tout Service souscrit par le Client pour activité de professionnel de santé.
Acceptation: Par signature du bon de commande papier ou clic sur le bon de commande en ligne.
Doctena se réserve la faculté de modifier les CGU à tout moment sans préavis, en publiant sur secure.doctena.com. “Le Client reconnaît que la publication de la version modifiée des CGU, sur la page visible à l’affichage de ce lien sur notre site Internet, vaut avis écrit valable envers le Client de ces modifications.”
Souscription ou utilisation postérieure à modification vaut acceptation.
Les nouvelles CGU s’appliquent à tous les Services souscrits préalablement.
4. Documents contractuels
Ordre de préséance:
- Bon de Commande et Commandes Additionnelles
- Conditions Particulières
- Conditions Générales
- Documents Tarifaires
Ces documents constituent l’intégralité du Contrat.
Documents fournis lors de la signature en version électronique ou papier; à l’issue de l’Abonnement sur demande écrite, en version électronique.
5. Durée du Contrat
Le Contrat prend effet à compter de la date de signature du Bon de Commande initial pour une durée déterminée correspondant à la période minimale d’engagement définie dans le Bon de Commande et/ou les Tarifs. Cette durée commence à courir à compter de la Date de mise en service.
À l’issue de la période minimale d’engagement, le Contrat est tacitement reconduit pour une durée indéterminée, sauf dénonciation par l’une des Parties conformément à l’article 10.
6. Prix
Le prix des Services est défini dans le Bon de Commande et/ou les Tarifs de Doctena en vigueur à la date de signature du Contrat.
Doctena est libre d’évoluer les Tarifs des Services. Les modifications s’appliquent à tous les contrats en cours d’exécution. Doctena informera le Client moyennant un préavis minimum de 30 jours.
Si le Client refuse l’augmentation, il peut mettre fin au Contrat selon l’article 10.
7. Facturation et modalités de paiement
7.1 Facturation du Service
Les sommes dues sont facturées mensuellement selon le cycle de facturation déterminé par la date de signature du Contrat.
Facturation débute à compter de la Date de mise en service. Doctena se réserve la possibilité de faire varier cette périodicité après avis au Client.
Pour une même facture, la période facturée peut être différente pour chaque Service. Certains Services peuvent faire l’objet d’une facturation distincte.
Les factures comprennent: frais de mise en service, abonnements périodiques relatifs aux Services, options et interventions liées aux Services souscrits.
En cas de litige relatif aux sommes dont le Client est débiteur, celles-ci restent exigibles par Doctena.
À compter de la date d’émission, le Client dispose d’un délai d’un mois pour contester par lettre recommandée avec accusé de réception une facture. Passé ce délai, le Client est réputé avoir accepté définitivement la facture.
7.2 Facture électronique
Par défaut, Doctena adresse les factures sous format électronique certifié. Le Client peut demander une facture sous format papier, qui pourra lui être facturé.
7.3 Modalités de paiement
Factures payables en Euros par prélèvement automatique sur le compte bancaire du Client, ou à défaut par virement bancaire, au plus tard dans les 15 jours suivant la date d’établissement de la facture.
Tout moyen de paiement autre que le prélèvement automatique peut donner lieu à facturation selon modalités figurant dans le document “les Tarifs”.
Le règlement anticipé ne donne lieu à aucun escompte.
Tout retard de paiement entraîne de plein droit sans mise en demeure: pénalités de retard égales au taux d’intérêt appliqué par la BCE majoré de 10 points de pourcentage, et indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40€, pouvant être majorée des frais effectivement supportés par Doctena.
8. Obligations et engagements du Client
Le Client met à disposition de Doctena tous les moyens humains, techniques et matériels nécessaires au fonctionnement du Service.
Le Client s’engage à communiquer l’étendue et la nature de ses besoins, informations concernant son organisation, contraintes particulières et environnement technique informatique.
“Le Client autorise expressément Doctena à publier les informations liées à son Profil sur le Site Web de Doctena.”
Le Client est seul responsable du transfert de ses informations sur Internet et met en œuvre les moyens techniques pour: préserver l’intégrité, l’authentification et la confidentialité des données; protéger ses équipements informatiques; assurer un accès sécurisé.
Le Client assume tous les coûts de télécommunications et d’accès à Internet.
Le Client s’engage à:
- Adopter un comportement raisonnable et non frauduleux
- Payer le prix des Services selon l’article 7
- Mettre à jour son Profil sur le Site Web
- Utiliser les champs descriptions exclusivement pour leur finalité première
- Publier un nombre suffisant de disponibilités de rendez-vous
- Informer sans délai Doctena si ses données d’accès ont été utilisées par des tiers non autorisés
- Signer un accord de traitement des données (DPA) disponible sur https://www.doctena.com/rgpd/
Le Client déclare et garantit de:
- Disposer de toutes les autorisations nécessaires à l’exercice de son activité professionnelle
- Se conformer aux recommandations du code de déontologie, particulièrement en matière de communication sur Internet
- Être seul responsable des textes de description publiés dans le Profil
- Publier uniquement des disponibilités de rendez-vous qu’il pense pouvoir honorer
- Traiter les demandes de rendez-vous le premier jour ouvré suivant l’envoi par le patient
- Respecter les rendez-vous facilités via le Site Web, sauf raison importante
- Contacter et informer immédiatement le patient en cas d’annulation ou de report
- Conserver les noms d’utilisateur et mots de passe en sécurité et les divulguer uniquement à des personnes autorisées
- Veiller à ce qu’aucune personne non autorisée ne fasse usage de l’Abonnement en violation des CGU
Le Client est responsable du contenu entier de ses offres et s’assure qu’en cas d’offres payantes, il remplit les obligations légales d’information dans les transactions commerciales électroniques et ne viole pas les droits des tiers.
9. Suspension
Doctena se réserve le droit de suspendre l’accès aux Services après information du Client, sans indemnité en cas de:
- Non-réception du Contrat ou absence de régularisation d’un dossier incomplet
- Fausse déclaration du Client
- Retard de paiement des factures
- Utilisation anormale ou frauduleuse du Service
- Atteinte à la sécurité du Service (tentatives de piratage, attaques de déni de service, activité malveillante)
- Violation des dispositions légales (violations des obligations d’information des offres payantes)
La suspension du Service du fait du Client entraîne l’exigibilité immédiate de toutes les sommes dues.
Sauf en cas de force majeure, les abonnements périodiques continuent à être facturées selon l’article 7.
10. Résiliation
10.1 Résiliation au terme de la période minimale d’engagement
À l’issue de la période minimale d’engagement, le Contrat et/ou le Bon de Commande peut être dénoncé par l’une des Parties sans indemnité, par lettre recommandée avec accusé de réception, sous réserve d’un préavis de 3 mois minimum avant la date d’échéance.
Lors du renouvellement par tacite reconduction, le Contrat pourra être résilié à tout moment dans les mêmes conditions.
10.2 Résiliation pour manquement
En cas d’inexécution suffisamment grave par l’une des Parties d’une obligation listée ci-dessous, l’autre Partie aura la faculté, quinze (15) jours après une mise en demeure restée infructueuse, de résilier le Contrat ou Bon de Commande par lettre recommandée avec accusé de réception. Cette résiliation prend effet de plein droit dans les 10 jours suivant la réception.
Le Contrat pourra être résilié dans les cas suivants:
- Manquements de Doctena relatifs à l’accès aux Services, tels que définis dans les Conditions Particulières
- Défaut de paiement par le Client des factures
- Manquements du Client aux obligations détaillées à l’article 8
- Décès du Client (personne physique), respectivement dissolution, liquidation judiciaire ou demande de liquidation déposée (personne morale)
- Manquements des Parties aux obligations relatives à la cession du Contrat, conformément à l’article 17
- À compter du 10ème jour suivant la suspension du ou des Services selon l’article 9
Dans les cas de manquements du Client, les sommes dues sont exigibles immédiatement, y compris les frais afférents à la résiliation et les abonnements périodiques restant dus.
10.3 Résiliation pour préjudice ou faute grave
En cas de comportement du Client portant préjudice à Doctena, ainsi qu’en cas de faute grave du Client (notamment diffusion d’informations illicites ou contraires à la déontologie), Doctena pourra résilier avec un préavis de sept (7) jours sans indemnité par lettre recommandée avec accusé de réception.
Dans les cas de manquements du Client, les sommes dues sont exigibles immédiatement, y compris les frais afférents à la résiliation et les abonnements périodiques restant dus.
11. Conditions d’évolution des Services
Doctena offre un certain nombre de packages (forfaits) variant en termes de prix et de fonctionnalités incluses.
Le Client est libre de choisir les packages et options répondant à ses besoins. Il peut à tout moment rajouter ou résilier des Services additionnels. La résiliation d’une option payante peut se faire à tout moment sans donner lieu à un remboursement partiel ou total des montants dus liés aux factures déjà émises.
Doctena peut faire évoluer, à sa seule discrétion, la composition des packages, les montants dus, les modalités de passage d’un package à un autre, ou l’application de conditions spéciales.
Doctena pourra supprimer tout ou partie d’un Service ou de ses composantes. Doctena en informera le Client moyennant un préavis d’un (1) mois et fera ses meilleurs efforts pour lui proposer une solution de remplacement le cas échéant.
À défaut d’opposition du Client un (1) mois suivant l’information de la suppression et le cas échéant du remplacement du Service ou ses composantes, le Client sera réputé avoir accepté cette suppression.
12. Utilisation de la fonction « service de paiement en ligne »
Doctena offre à ses clients la possibilité de facturer aux patients des services payants par l’intermédiaire d’un prestataire de services de paiement.
Lorsqu’il utilise ce service, le Client conclut un contrat avec le prestataire de services de paiement qui s’occupe du traitement des paiements. Doctena n’intervient pas dans le traitement des paiements et ne peut donc pas assumer la responsabilité de la bonne exécution des paiements au-delà de l’intégration technique.
Le Client assure qu’il n’encaissera auprès du patient que les créances effectivement dues.
Le Client est responsable de tout le contenu de ses offres et de leur légalité, particulièrement du respect des obligations légales d’information dans les transactions commerciales électroniques et de la facturation correcte du patient. Le Client libèrera Doctena de toute réclamation de tiers invoquée en raison de violations de cette obligation.
13. Responsabilité de Doctena
Doctena met en place les moyens nécessaires à la bonne marche des Services et prend les mesures nécessaires au maintien de la continuité et de la qualité.
“Le Client reconnaît que le rôle de Doctena se limite à celui d’un simple intermédiaire et prestataire technique.”
Outre les cas de limitation prévus dans les Conditions Particulières, la responsabilité de Doctena ne saurait être engagée notamment:
- En cas d’intrusions malveillantes de tiers sur Internet
- En cas de faute du Client:
- Non-respect des recommandations émises par Doctena
- Transmission accidentelle de virus ou éléments nuisibles
- Utilisation consécutive à divulgation, perte ou vol de codes d’accès
- Utilisation par personne non autorisée
- En cas de force majeure selon l’article 18
“La responsabilité de Doctena ne pourra être engagée que pour les seuls dommages matériels et directs résultant d’une faute prouvée à son encontre.”
Sont exclus les préjudices immatériels et/ou indirects (préjudices financiers, pertes de chiffres d’affaires, bénéfice, clientèle, pertes ou corruptions de données, fichiers ou programmes).
“La responsabilité de Doctena en raison des dommages matériels et/ou directs subis par le Client est limitée tous préjudices confondus, au montant des règlements effectués au titre du Service au cours des trois (3) derniers mois précédant la survenance de l’évènement.”
Aucune action judiciaire du Client ne pourra être engagée contre Doctena plus d’un (1) an après la survenance de l’évènement.
“Le Service et le rôle de Doctena, notamment à travers le Site Web, se limite à la mise en relation entre le Client et son patient.”
Doctena ne peut en aucun cas être tenu responsable pour quelconque relation médicale ou autre engagée entre le Client et un utilisateur ou un autre client du Site Web, ni pour leur contenu ou le déroulement de ces relations.
Respect des règles déontologiques
Les instructions du Code de déontologie du 3 mai 2018 et l’Avis a162005 du 15/09/2018 de l’Ordre des Médecins de Belgique gouvernent et sont intégrés à l’utilisation des Services. Les supports Doctena respectent les règles de déontologie en matière de publicité et ne proposent pas d’options de positionnement. Les Services proposés par Doctena sont sécurisés et assurent le plus haut niveau de confidentialité. Le Client médecin dispose de tous les outils nécessaires à la mise à jour de son Profil.
Doctena œuvre à garantir le libre choix des patients en informant les patients qui consultent le Site Web de l’existence d’un répertoire exhaustif sur ordomedic.be.
Les Services respectent les droits des patients et notamment la protection de ses données.
Dans la mesure où la loi le permet, le Client accepte explicitement:
- De décharger Doctena de toutes garanties implicites au Contrat
- De ne pas tenir Doctena responsable de toute perte ou dommage directs, indirects ou conséquents à l’utilisation du Service
- Limiter la responsabilité de Doctena à une obligation d’effort pour rendre le Service disponible dans les meilleures conditions
- Limiter la responsabilité de Doctena à l’égard de toute demande de compensation au montant que le Client a payé à Doctena pour le Service
14. Assistance téléphonique aux patients
Par défaut, Doctena Afspraken SPRL, dans toutes ses formules de licence, propose une assistance téléphonique aux patients de ses clients pour les aider à prendre rendez-vous. Cette assistance téléphonique est proposée au numéro +32 808 85 92. Le numéro est communiqué aux patients sur la page de support de la plateforme Doctena.be et dans le cadre de la procédure de rendez-vous.
15. Retour patient
Dans le cadre des Services proposés, les patients du Client pour lesquels la visite a été organisée via le Service ont la possibilité de donner un retour d’information au Client après chaque visite.
Le Client peut activer ou désactiver la collecte de ce retour patient, ainsi que la publication sur le Site Web des commentaires reçus.
Les thèmes des commentaires sont structurés selon les thèmes « recommandation », « communication avec le Client » et « temps d’attente ». Doctena se réserve le droit à changer ou modifier les thèmes des commentaires.
“Doctena ne saura en aucun cas être tenu responsable des commentaires émis par les utilisateurs du Site Web envers le Client.”
16. Données personnelles
Chaque Partie s’engage à respecter le règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 applicable à compter du 25 mai 2018 (RGPD).
Les traitements de données personnelles mis en œuvre par Doctena sont décrits dans la politique d’utilisation des données personnelles de Doctena, accessible à: www.doctena.com/politique-de-confidentialite/
En cas d’impayé ou de déclaration irrégulière, les informations relatives au Client sont susceptibles d’être communiquées à des organismes de recouvrement.
“Doctena reconnait et accepte que les données à caractère personnel traitées par le Client par le biais de ses Services (ci-après les « Données patients ») soient strictement couvertes par le secret professionnel.”
L’engagement de Doctena se limite à l’installation, la fourniture et l’hébergement de l’Application et du Site Web. À la demande expresse du Client, et sous son contrôle et sa responsabilité, Doctena peut assister le Client dans l’importation des Données patients dans l’Application.
17. Propriété intellectuelle
Aucun droit de propriété sur un quelconque des éléments composants les Services n’est transféré au Client.
Doctena concède au Client un droit d’usage personnel, non exclusif et non transférable sur les éléments nécessaires à l’utilisation du Service pour la durée du Contrat.
Il est interdit au Client d’effectuer toute adaptation, modification, duplication, diffusion ou reproduction, partielle ou intégrale, d’éléments composants les Services.
Il est interdit au client d’examiner la fonctionnalité du logiciel par rétro-conception, de le décompiler, de démonter des composants et/ou de les utiliser comme base pour la création de leurs propres programmes logiciels.
Le Client autorise Doctena à faire état de l’existence du présent Contrat auprès des tiers à titre de référence commerciale et autorise, exclusivement à cette fin, l’usage de son nom, de sa marque et de son logo le cas échéant.
18. Opposabilité des échanges par courrier électronique
“Les Parties reconnaissent que les courriers électroniques échangés entre elles dans le cadre de l’exécution du Contrat auront valeur de preuve équivalente à celle d’un écrit et bénéficieront à ce titre d’une présomption de validité.”
Les Parties conviennent de conserver les courriers électroniques pour en garantir l’intégrité.
19. Service de consultations par video
Le service de consultation vidéo respecte toutes les règles de confidentialité selon la politique de confidentialité.
Ni le patient ni le client ne sont autorisés à enregistrer, copier ou diffuser un contenu ou des extraits de contenu en rapport avec la consultation vidéo, quels que soient le moyen, le support, le processus ou le but. Tous deux sont informés que toute atteinte au droit à l’image, au respect de la vie privée ou au secret professionnel et médical peut faire l’objet de sanctions, y compris de sanctions pénales. À aucun moment, un tiers, le personnel de Doctena ou nos prestataires de services ne peuvent voir ou enregistrer le contenu de la consultation vidéo.
Le client est le seul juge de l’opportunité d’un traitement à distance du patient et peut interrompre la consultation vidéo si les conditions d’un traitement à distance ne sont pas remplies. Le client effectue la consultation vidéo en toute indépendance, conformément aux obligations éthiques et légales qui lui incombent. La consultation vidéo se déroule sous la responsabilité exclusive du patient et du client.
Lors d’une consultation vidéo, le client et le patient ont la possibilité de partager leur écran pour échanger des informations supplémentaires en rapport avec la consultation. Le client s’engage à traiter les données diffusées avec ce partage d’écran selon les mêmes règles que celles qui s’appliquent à la consultation vidéo en général.
Le service de consultation vidéo et le partage d’écran assure un canal crypté sécurisé de bout en bout. Dans certaines circonstances, les données échangées peuvent être acheminées par des serveurs en Allemagne.
20. Cessibilité du Contrat
“Doctena peut céder, transférer ou apporter à un tiers sous quelque forme que ce soit les droits et obligations nés du présent Contrat.”
Elle en informera préalablement le Client.
Dans ce cas, le Client consent expressément à ce que la cession du Contrat libère Doctena des obligations découlant du Contrat au profit du cessionnaire à compter de la date de la cession. En conséquence, Doctena ne pourra en aucun cas être solidaire de l’exécution des obligations découlant du Contrat.
21. Force Majeure
DOCTENA et le Client ne sont pas réputés défaillants dans les cas où l’inexécution de leurs obligations contractuelles résulterait d’un cas de force majeure. En cas de survenance d’un événement de force majeure, les obligations de la Partie s’en prévalant sont suspendues sans que la responsabilité de cette dernière ne puisse être recherchée.
En cas de survenance d’un événement de force majeure, chacune des Parties prend des mesures raisonnables en vue de minimiser les perturbations provoquées.
Sont considérés comme des cas de force majeure, outre ceux présentant les critères retenus par la jurisprudence des tribunaux Belges: intempéries exceptionnelles, actes ou omissions d’une autorité publique, rébellions, insurrections, émeutes, guerres déclarées ou non, actes d’une nature similaire, grèves, sabotages, vols, actes de vandalisme, explosions, incendies, foudre, inondations et autres catastrophes naturelles, défaillances d’un opérateur tiers, actes de tiers, pannes exceptionnelles des réseaux de Doctena.
Si un cas de force majeure empêche l’une des Parties d’exécuter une obligation essentielle pendant une période de plus de trente (30) jours, chacune des Parties pourra résilier de plein droit le Contrat par lettre recommandée avec accusé de réception, sans indemnités pour l’une ou l’autre Partie.
22. Confidentialité
Les Parties garantissent la confidentialité des dispositions du Contrat et des informations de quelque nature que ce soit, écrites ou orales, dont elles ont connaissance et s’interdisent de les communiquer aux personnes autres que celles affectées à l’exécution du Contrat.
Les Parties s’engagent à n’utiliser les informations confidentielles que pour les besoins de l’exécution du Contrat.
Cet engagement de confidentialité reste valable pendant une durée de dix-huit (18) mois après la cessation pour quelque raison que ce soit du Contrat.
23. Renonciation
“Le fait pour l’une ou l’autre des Parties de ne pas se prévaloir d’une ou plusieurs stipulations des CGU ne pourra en aucun cas impliquer la renonciation par cette Partie à s’en prévaloir ultérieurement.”
24. Nullité partielle
Dans le cas où certaines stipulations des CGU seraient inapplicables pour quelque raison que ce soit, y compris en raison d’une loi ou d’une réglementation applicable, les parties resteront liées par les autres stipulations et s’efforceront de remédier aux clauses inapplicables dans le même esprit que celui qui a présidé lors de la conclusion.
25. Règlement en ligne des litiges
La plateforme européenne de règlement en ligne des litiges (RLL) est mise à disposition par la Commission européenne. De plus amples informations sont disponibles à: http://ec.europa.eu/consumers/odr/
Doctena n’est pas obligée de participer à une procédure de règlement des litiges devant un conseil d’arbitrage de consommateurs.
26. Loi applicable et Attribution de juridiction
Les CGU sont soumises au Code du 28 février 2013 de droit économique. En cas de survenance d’une difficulté ou d’un litige relatif à la validité, l’application, à l’exécution ou à l’interprétation des CGU, compétence est attribuée, à défaut d’accord amiable, au Tribunal de l’entreprise de Bruxelles auquel les Parties attribuent compétence territoriale, quel que soit le lieu d’exécution ou le domicile du défendeur.
Cette attribution de compétence s’applique également en cas de procédure en référé, de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
Doctena Afspraken SPRL Square de Meeûs 37 1000 Bruxelles support [at] doctena.com